Expertenkommentar von Fernando Amaral, CRO bei Rydoo.

Viele Unternehmen verwalten die Spesen ihrer Mitarbeiter immer noch mithilfe von Excel und Legacy-Systemen. Gibt es dafür nicht bessere Optionen? Eindeutig ja, wie eine Studie der internationalen Unternehmensberatung Roland Berger in Zusammenarbeit mit Rydoo (https://www.rydoo.com/de/)zeigt.

Spesenverwaltung stellt häufig eine Last für Mitarbeiter dar. Sie müssen auf Geschäftsreisen oft sämtliche Papierbelege behalten und Spesenberichte verfassen. Danach muss die Finanzabteilung unter anderem die eingereichten Belege auf Compliance mit der Spesen-Policy des Unternehmens überprüfen und sie sortieren, was hochgradig zeitaufwendig ist. Um Unternehmen zu helfen, ihre Spesenverwaltung zu optimieren, vergleicht die Studie von Roland Berger (https://www.rydoo.com/whitepapers/roi/)die Leistungsfähigkeit von Excel, Legacy-Software und die Best-of-Breed-Lösung von Rydoo. Basis für den Vergleich bildet ein Szenario, bei dem die Angestellten eines internationalen Unternehmens mit 12.000 Mitarbeitenden regelmäßig Spesenbelege einreichen. Warum wurden diese drei Spesenmanagementoptionen ausgewählt? Excel wird immer noch häufig genutzt, Legacy-Softwarelösungen sind gegenwärtig Marktführer - und Rydoo ist die am besten bewertete App für Spesenverwaltung in gängigen App-Stores.

Das Ergebnis der Studie: Best-of-Breed-Spesenmanagement schneidet deutlich am besten ab. Das liegt an den Funktionen, die Rydoo im Gegensatz zu Excel und Legacy-Softwarelösungen bietet. So lässt Rydoo eine optimale mobile Nutzung zu, was die beiden anderen Lösungen nicht, oder nur mit erheblichen Defiziten können. Die optimale Einbindung mobiler Geräte senkt die Zeit zum Einreichen eines einzelnen Belegs von 55 Sekunden bei Excel und 61.4 Sekunden bei Legacy-Software auf 10.7 Sekunden bei Rydoo.

Weitere Zeitersparnis ergibt sich bei Controling und Genehmigen der Belege. Fernando Amaral (https://www.linkedin.com/in/fmfamaral/), CRO (Chief Revenue Officer) bei Rydoo, kommentiert in diesem Zusammenhang: "Bei Rydoo erfolgt das Überprüfen, ob die Belege der Spesen-Policy des Unternehmens entsprechen, automatisch und mit KI-Unterstützung. Verlassen sich Firmen auf Excel und Legacy-Softwarelösungen, so muss die Kontrolle der eingereichten Belege manuell erfolgen. Damit ist sie deutlich zeitaufwändiger sowie fehleranfälliger".

Nicht zuletzt werden alle eingereichten Belege bei Rydoo automatisch zentralisiert. Wer dagegen Excel nutzt, muss sie mühsam manuell sammeln und zu einem Bericht zusammenfassen.

Am Ende steht, dass der Umstieg von Excel auf eine Best-of-Breed-Lösung wie Rydoo jährlich bis zu 30.560 Arbeitsstunden spart. Noch etwas größer ist die Zeitersparnis beim Umstieg von einer Legacy-Softwarelösung - rund 31.000 Stunden pro Jahr. Des Weiteren zahlt sich der Wechsel zu Rydoo auch finanziell aus. Durch Effizienzgewinne im Vergleich zu den beiden anderen Optionen zahlt er sich schon nach 1,7 bzw. 1,6 Monaten aus.

Best-of-Breed-Lösungen wie Rydoo bringen also wesentliche Erleichterungen für verschiedene Bereiche. Mitarbeitende auf Geschäftsreisen können ihre Rechnungen in wenigen Sekunden einreichen und brauchen sie nicht zu behalten. Manager ihrerseits können Spesenansprüche mit einem einzigen Antippen genehmigen. Besonders profitiert die Finanzabteilung: das Überprüfen von Belegen auf Compliance mit den Unternehmensrichtlinien erfolgt automatisch, zudem lassen sich eine Best-of-Breed-Lösung in ERP-, Buchhaltungs- und Zahlungssysteme nahtlos integrieren. Der dadurch erreichte Mitarbeiterkomfort schlägt sich also neben einer höheren Produktivität auch in finanziellen Vorteilen nieder.